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Les étapes du dépôt de la thèse

 

Tous les formulaires nécessaires au dépôt de thèse sont disponibles en ligne.
Tous les champs du formulaire peuvent être remplis en ligne : remplissez vos formulaire puis imprimez-les en double exemplaire.

N'oubliez pas de dater et de signer ces formulaires

Et pour ne rien oublier, n'hésitez pas à consulter le mémo du doctorant.
Des questions. consultez la FAQ des thèses.

 

Les procédures à accomplir avant la soutenance

AU PLUS TARD 8 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE

Déposez votre dossier de soutenance + la charte de diffusion des thèses électroniques signée par vous (2 exemplaires) au bureau des études doctorales.

AU PLUS TARD 3 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE

  1. Vérifiez sur votre compte lecteur que vous n’avez plus de prêt en cours à la bibliothèque. Votre compte doit être vide au moment du dépôt.
    • Votre compte est vide ? dès que vous avez remis la totalité des pièces à fournir pour le dépôt (fichiers, formulaires), la bibliothèque vous envoie une attestation de dépôt provisoire valant pour quitus.
    • Votre compte n’est pas vide (prêts et/ou frais en cours) ? Rendez tous vos documents et/ou réglez vos frais dans le délai indiqué par la bibliothèque.
      ATTENTION, l’organisation de votre soutenance est suspendue sans l’obtention de l’attestation de dépôt provisoire.
  2. Préparez les documents à fournir au service des thèses de la bibliothèque.

Vous avez utilisé OpenOffice, Office (Word) ?

  • Document à fournir au service des thèses de la BU
    • Fichier source (.doc, .odt)
    • Fichier PDF
    • Formulaire d'autorisation de diffusion signé par le doctorant en 2 exemplaires

Vous avez utilisé LaTeX ?

  • Document à fournir au service des thèses de la BU
    • Fichier PDF
    • Formulaire d'autorisation de diffusion signé par le doctorant en 2 exemplaires

Les illustrations intégrées dans le texte doivent être aux formats GIF, JPEG ou PNG exclusivement (seuls ces formats peuvent être lus par différents systèmes et logiciels).
L’intégralité de la thèse (corps + annexes) doit être dans 1 fichier unique.
Les versions PDF 1.2 et PDF 1.3 ne sont pas acceptées.
Les fichiers PDF ne doivent comporter aucune protection (mot de passe, chiffrement, etc.)
Nommage des fichiers : nom_prenom.doc (ex.) en cas de dépôt unique ; en cas de 2nd dépôt : nom_prenom2.doc (ex.)

 

Modalités de dépôt à la BU

  • Sur place :
    • Fichiers de thèse (Cdrom, clé USB, etc.)
    • Formulaires en 2 exemplaires
    • Sur rendez-vous
      03 27 51 17 73
      theses.scd [at] univ-valenciennes.fr
      Arrêt de tram (ligne A) : Moriamez recherche
  • À distance par courrier
    • Par courrier avec accusé de réception
    • fichiers de thèse (sur Cdrom, clé USB)
    • Formulaires (X2)
    • Courrier à adresser à l'adresse suivante :
      Bibliothèque universitaire du Mont Houy. Service des thèses
      Bâtiment Josquin des Prés
      59 313 Valenciennes Cedex 9Par mail pour les fichiers de thèse
  • À distance par mail
    • Par mail pour les fichiers de thèse
    • À l'adresse suivante :
      theses.scd [at] univ-valenciennes.fr
    • Par courrier avec accusé de réception pour les formulaires (X2)
    • À l'adresse suivante :
      Bibliothèque universitaire du Mont Houy. Service des thèses
      Bâtiment Josquin des Prés
      59 313 Valenciennes Cedex 9Par mail pour les fichiers de thèse

IMPORTANT : Les scans ne sont pas acceptés. Pensez à dater et à signer vos formulaires.

 

Les procédures à accomplir après la soutenance

LE JURY NE DEMANDE PAS DE CORRECTIONS

Le second dépôt de thèse est facultatif, mais conseillé. Si le jury vous conseille d’apporter des modifications, il vous est très fortement recommandé de procéder à un second dépôt à la bibliothèque. 

Vous avez 3 mois à compter de la soutenance pour :

  • Fournir à votre directeur de thèse la nouvelle version de la thèse, la liste des modifications apportées (fichier PDF). La description des modifications doit être la plus précise possible. Faire signer à votre directeur de thèse le formulaire d’autorisation de dépôt définitif.
  • Déposer à la BU :
    - les nouveaux fichiers de thèse
    - le fichier recensant les modifications apportées (PDF)
    - le formulaire d’autorisation de dépôt définitif signé par votre directeur de thèse

 

LE JURY DEMANDE DES CORRECTIONS

Le second dépôt à la bibliothèque est OBLIGATOIRE. Vous avez 3 mois à compter de la soutenance pour :

  • Effectuer les corrections, les faire valider par votre directeur de thèse. Faire signer à votre directeur de thèse le formulaire d’autorisation de dépôt définitif.
  • Déposer à la BU :
    - les nouveaux fichiers de thèse
    - le formulaire d’autorisation de dépôt définitif signé par votre directeur de thèse

EN CAS DE NON RESPECT DE LA PROCEDURE :

  • La scolarité suspend la délivrance de votre diplôme de doctorat,
  • Votre thèse n’est pas diffusée

 

Les modalités de diffusion de votre thèse

Au moment du dépôt de thèse, la bibliothèque vous demande d’indiquer dans le formulaire d’autorisation de diffusion les modalités de diffusion que vous souhaitez.
Sous réserve des autorisations accordées par le jury (thèse non reproductible), vous avez 3 possibilités :

 

La check-list du dépôt électronique de thèse

AVANT SOUTENANCE

  • Dossier de soutenance, dont charte de diffusion (x2). (Pour le bureau des études doctorales)
  • Formulaire d’autorisation de diffusion (X2). (Pour la bibliothèque)
  • Attestation BU de dépôt provisoire valant pour quitus. (Fournie par la bibliothèque)

APRES SOUTENANCE EN CAS DE 2ème DEPOT

  • Fichiers de la nouvelle version de la thèse validée par le directeur. (Pour la bibliothèque)
  • Autorisation de dépôt définitif signée par le directeur de thèse. (Pour la bibliothèque)
  • Liste des modifications apportées à la thèse (PDF) : lorsque le jury n’a pas demandé de corrections. (Pour le directeur de thèse puis la bibliothèque)

 

Schéma soutenance